Pandemia koronawirusa istotnie zmieniła nasze codzienne życie, a także funkcjonowanie wielu branż gospodarki. Z pewnością obecna sytuacja wpłynęła także na usługi księgowe. Jak się okazuje, nie musi być to wcale wpływ negatywny, a wręcz przeciwnie. Wszystko za sprawą korzyści z postępującej digitalizacji.
Księgowość online
Realizacja usług księgowych i pokrewnych z wykorzystaniem Internetu nie jest niczym nowym. Wręcz przeciwnie, od kilku lat obserwujemy zmiany w sposobie funkcjonowania biur rachunkowych. Postęp technologiczny umożliwił m. in. wygodne przekazywanie dokumentów księgowych, usprawnienie i zautomatyzowanie ich dekretacji czy też sprawdzanie danych finansowych swojej firmy 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca na Ziemi. Jednak oprócz unowocześnienia usług przez księgowych w wielu firmach, zauważalna była także niechęć wśród innych. Niektóre biura rachunkowe do niedawna nadal wymagały od klientów papierowej formy dokumentów, kontakt z księgowością odbywał się wyłącznie telefonicznie lub w formie stacjonarnej, a o określone informacje finansowe klienci musieli każdorazowo prosić. Takie zjawisko nie jest oczywiście samo w sobie niczym złym. Wielu przedsiębiorców ceni sobie bezpośredni kontakt z osobą prowadzącą ich rozliczenia i często wygodniej korzysta im się z formy papierowej. Tym niemniej, w wielu przypadkach klienci nie mieli możliwości chociaż przetestowania dobrodziejstw postępu technologicznego.
Wprowadzony w marcu lockdown wymusił jednak zmiany nawet na najbardziej sceptycznych biurach i księgowych. Choć papierowy obieg dokumentów zapewnić mogła poczta czy firmy kurierskie to z naszych obserwacji wynika, że elektroniczny obieg dokumentów stał się znacznie bardziej popularny. Jeśli zmiany te okażą się trwałe będzie to wiązać się z korzyścią zarówno dla księgowych jak i ich klientów. Przy zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa wykorzystanie nowych technologii w księgowości pozwala na znaczącą redukcję kosztów i wzrost efektywności działania. Argumentów wspierających taką tezę mamy co najmniej kilka.
Dokumenty zawsze pod ręką
Przechowywanie dokumentów księgowych w chmurze to rozwiązanie wygodne, efektywne i do tego ekologiczne. Skany dokumentów bądź pliki elektroniczne wgrywane są przez przedsiębiorców do określonych katalogów, co jednocześnie pozwala na utrzymanie porządku dokumentacji. Zarówno klient jak i księgowość mają dostęp do dokumentów 24 godziny na dobę z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Coraz częściej wymiana i podgląd dokumentów odbywa się przy wykorzystaniu aplikacji mobilnych. Warto oczywiście w tym zakresie korzystać z usług sprawdzonych dostawców, którzy zapewniają określone wymogi w zakresie bezpieczeństwa danych. Wysyłanie dokumentów za pomocą adresu e-mail nie jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem.
Należy jednak pamiętać, iż wykorzystanie chmury do przekazywania dokumentów nie zwalnia przedsiębiorców z określonych obowiązków archiwizacyjnych. Niestety część dokumentów księgowych takich jak ewidencja sprzedaży na rzecz osób prywatnych czy niektóre dowody wewnętrzne nadal trzeba posiadać w wersji papierowej. Obowiązek ten nie dotyczy jednak większości dokumentów, w tym faktur, wyciągów bankowych czy nawet akt osobowych pracowników. Analizując zachodzące zmiany w obrocie gospodarczym można mieć nadzieję, że wkrótce kolejne dokumenty będą mogły być przechowywane jedynie w formie elektronicznej.
Automatyzacja
Obecnie do dekretacji dokumentów księgowych coraz częściej wykorzystuje się technologię OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Na podstawie skanu dokumentu księgowego specjalny program odczytuje wszystkie niezbędne do zaksięgowania informacje takie jak: dane sprzedawcy i nabywcy, wartość sprzedanych produktów czy data sprzedaży. Dzięki temu księgowi nie muszą ręcznie wprowadzać wszystkich danych do systemu. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na doradzanie klientom, analizę sytuacji przedsiębiorstw czy monitorowanie zmian w przepisach. Automatyzacja to także mniejsze ryzyko błędów.
Księgowość proaktywna
Nowe technologie pozwalają na prowadzenie tzw. proaktywnej księgowości. Nasza praca nie polega wtedy jedynie na udokumentowaniu historycznych zdarzeń gospodarczych na potrzeby podmiotów zewnętrznych jak urząd skarbowy czy ZUS. Proaktywni księgowi sporządzają odpowiednio dostosowane analizy danych, które są użyteczne dla zarządów firm. Dzięki temu poprawie może ulec zarówno rentowność Twojej firmy jak i płynność finansowa. Dokładna analiza danych finansowych pozwala lepiej kontrolować koszty i może przyczynić się do istotnych oszczędności. Zwykłe księgi rachunkowe ze względu na swoją konstrukcję, zawiłość i historyczny charakter bardzo rzadko są użyteczne dla przedsiębiorców. W efekcie traci się kontrolę nad bieżącą sytuacją finansową firmy i tym samym, możliwość sprawnego działania.
Usługi księgowe w EDF TAX od dawna bazują na wykorzystaniu takich rozwiązań jak elektroniczny obieg dokumentów, technologia OCR czy proaktywna księgowość. Ponadto, każdego przedsiębiorcę traktujemy indywidualnie i dostosowujemy się do jego specyfiki. Dzięki temu nasza praca to nie tylko wypełnienie ustawowego obowiązku, ale także cenny wkład w rozwój Twojego przedsiębiorstwa.