Jak zrobić korektę faktury?

W przypadku gdy wystawiona faktura zawiera błędy, konieczne jest wykonanie korekty. Proces ten może wydawać się skomplikowany, jednak kiedy poznamy jego zasady, korekta faktury stanie się prostsza. W tym artykule omówimy, jak krok po kroku wykonać korektę faktury.

Spis treści:

1. Co to jest faktura VAT?
2. Rodzaje faktur
3. Jak poprawnie wystawić fakturę VAT?
4. Korekta faktury
5. Korekta faktury – podsumowanie

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT to dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji handlowej między dwoma podmiotami gospodarczymi. Wyróżnia się różne rodzaje faktur VAT, poza standardową fakturą istnieją również takie, jak faktura VAT RR, faktura VAT KSEF czy faktura VAT marża. W związku z tym, warto zrozumieć, czym charakteryzuje się każdy z tych rodzajów oraz jakie są obowiązki związane z wystawianiem faktur VAT.

Faktura VAT RR to faktura wystawiana w przypadku sprzedaży towarów objętych szczególnym rozliczeniem podatku VAT, czyli tzw. odwrotnym obciążeniem. W takim przypadku, to nabywca towaru odpowiada za rozliczenie podatku VAT, a nie sprzedawca.

Faktura VAT KSEF (Księga Sprzedaży Eksportowej Faktur) to faktura wystawiana w przypadku sprzedaży towarów na eksport. W takiej sytuacji, sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT, co musi być odpowiednio zaznaczone na fakturze.

Faktura VAT marża wystawiana jest w przypadku sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków. W takim przypadku, podatek VAT naliczany jest od marży uzyskanej przez sprzedawcę, a nie od wartości sprzedanego towaru.

Ważnym elementem związanym z fakturą VAT jest termin jej wystawienia. Zgodnie z przepisami, faktura VAT powinna być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż towarów lub usług. W przypadku sprzedaży między podmiotami z różnych krajów, wystawienie faktury VAT w walucie obcej jest również możliwe, jednak wartość podatku VAT musi być przeliczona na złote według kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Wystawianie faktur VAT wiąże się z pewnymi obowiązkami dla sprzedawcy. Przede wszystkim, należy pamiętać o prawidłowym wystawieniu faktury, uwzględniając wszystkie wymagane elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, stawki podatku VAT oraz termin płatności. Ponadto, sprzedawca ma obowiązek przechowywać kopie wystawionych faktur VAT przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Rodzaje faktur

W świecie faktur istnieje wiele rodzajów faktur, które różnią się od siebie pod względem zastosowania, zawartości czy formy. Warto znać najważniejsze z nich, aby móc prawidłowo wystawiać i odbierać faktury w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiamy opis różnych rodzajów faktur, w tym faktura brutto, faktura netto, faktura wewnętrzwspólnotowa, faktura pro forma, faktura uproszczona, faktura korygująca oraz faktura metoda kasowa.

• Faktura brutto – to faktura, na której podane są wartości brutto, czyli zawierające podatek VAT. Wartości netto są obliczane na podstawie stawek VAT.
• Faktura netto – to faktura, na której podane są wartości netto, czyli bez uwzględnienia podatku VAT. Wartości brutto są obliczane na podstawie stawek VAT.
• Faktura wewnętrzwspólnotowa – to faktura wystawiana w przypadku transakcji między podmiotami z różnych krajów Unii Europejskiej, na której nie ma naliczonego podatku VAT.
• Faktura samofakturowania – to faktura wystawiana przez nabywcę towarów lub usług na rzecz sprzedawcy, zgodnie z umową między stronami.
• Faktura podatnika zwolnionego VAT – to faktura wystawiana przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia od podatku VAT, na której nie ma naliczonego podatku VAT.
• Faktura pro forma – to faktura informacyjna, która nie stanowi podstawy do rozliczenia podatku VAT, a służy jedynie do przedstawienia warunków transakcji.
• Faktura uproszczona – to faktura, która zawiera mniej informacji niż faktura standardowa, ale nadal stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT.
• Faktura korygująca – to faktura wystawiana w celu skorygowania błędów na wcześniej wystawionej fakturze, np. zmiana wartości, ilości towarów czy stawki VAT.
• Faktura metoda kasowa – to faktura, na której podatek VAT jest rozliczany w momencie otrzymania płatności od nabywcy, a nie w momencie wystawienia faktury.
• Faktura trójstronna – to faktura wystawiana w przypadku transakcji, w której uczestniczą trzy strony: sprzedawca, nabywca i pośrednik.
• Faktura marża – to faktura wystawiana w przypadku sprzedaży towarów objętych marżą, na której podatek VAT jest naliczany tylko od marży, a nie od wartości netto towarów.

Znajomość rodzajów faktur oraz ich właściwe zastosowanie pozwala na uniknięcie ewentualnych problemów związanych z rozliczeniem podatku oraz ewentualnymi kontrolami ze strony organów podatkowych. Dlatego warto zadbać o to, aby każda wystawiona faktura była zgodna z obowiązującymi przepisami i rodzajem transakcji.

Jak poprawnie wystawić fakturę VAT?

Wystawienie faktury VAT jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą. Aby poprawnie sporządzić fakturę VAT, należy zrealizować kilka kroków oraz uwzględnić wszystkie wymagane elementy. Poniżej przedstawiamy, jak przeprowadzić wystawienie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1. Wybierz rodzaj faktury VAT – w zależności od rodzaju transakcji, należy wybrać odpowiedni rodzaj faktury VAT, tak jak opisano w poprzedniej sekcji.
2. Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy – na fakturze VAT muszą znaleźć się pełne dane obu stron transakcji, takie jak nazwa firmy, adres, NIP oraz numer REGON.
3. Opisz sprzedane towary lub usługi – każda pozycja na fakturze VAT powinna zawierać dokładny opis towaru lub usługi, ilość, jednostkę miary oraz cenę jednostkową netto.
4. Podaj stawki podatku VAT – dla każdej pozycji na fakturze należy podać odpowiednią stawkę podatku VAT (np. 23%, 8% lub 0%).
5. Oblicz wartości netto, VAT i brutto – dla każdej pozycji oraz całkowitej wartości faktury, należy obliczyć wartości netto, kwotę podatku VAT oraz wartości brutto.
6. Ustal termin płatności – na fakturze VAT powinien znaleźć się termin, do którego nabywca ma obowiązek uregulować należność.
7. Wystaw fakturę VAT w odpowiednim terminie – zgodnie z przepisami, fakturę VAT należy obowiązkowo wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż towarów lub usług.

Warto również pamiętać o tym, że wystawia się fakturę VAT zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku faktury elektronicznej, należy uzyskać zgodę nabywcy na otrzymywanie faktur w tej formie oraz stosować odpowiednie metody zabezpieczające, takie jak podpis elektroniczny czy pieczęć kwalifikowana.

Poprawnie wystawiona faktura VAT pozwala na uniknięcie ewentualnych problemów związanych z rozliczeniem podatku oraz ewentualnymi kontrolami ze strony organów podatkowych. Dlatego warto zadbać o to, aby każda wystawiona faktura VAT była zgodna z obowiązującymi przepisami.

Korekta faktury

Przede wszystkim, warto zaznaczyć, że korekta faktury powinna być wykonana w sytuacji, gdy wystąpią różnice w wartościach podatkowych, błędy w danych kontrahenta, błędy w opisie towarów lub usług, czy też nieprawidłowości w stawkach podatku VAT. W takich przypadkach, należy wystawić fakturę korygującą, która będzie zawierała poprawione informacje.

Ważne: Korekta faktury powinna być wykonana niezwłocznie po zauważeniu błędu, aby uniknąć ewentualnych problemów z Urzędem Skarbowym.

Aby wykonać korektę faktury, należy wykonać następujące kroki:

1. Skontaktować się z kontrahentem i poinformować go o konieczności wystawienia faktury korygującej.
2. Wystawić fakturę korygującą, która będzie zawierała poprawione dane oraz informacje o różnicach w wartościach podatkowych.
3. Na fakturze korygującej, w polu „numer faktury” wpisać numer oryginalnej faktury, a następnie dodać dopisek „korekta”.
4. Wysłać fakturę korygującą do kontrahenta oraz przechować jej kopię w swojej dokumentacji.

Warto również pamiętać, że korekta faktury może wpłynąć na rozliczenia podatkowe obu stron transakcji. Dlatego ważne jest, aby dokładnie sprawdzić poprawność danych przed wystawieniem faktury korygującej oraz zgłosić ewentualne zmiany w deklaracjach podatkowych.

Korekta faktury – podsumowanie

Prawidłowe wystawianie faktur VAT jest kluczowe dla prowadzenia działalności gospodarczej oraz rozliczeń podatkowych. W przypadku wystąpienie błędów na fakturze, takich jak nieprawidłowe dane sprzedawcy lub nabywcy, niepoprawna stawka VAT, niewłaściwa kwota transakcji lub błąd w opisie produktu lub usługi należy wykonać korektę faktury. Faktura korekta to powielona faktura (z tym samym numerem faktury) z dopiskiem korekta oraz poprawionymi błędami. Wystawienie takiej korekty należy uczynić bezzwłocznie po wykryciu błędów. Jeżeli poszukujesz biura rachunkowego, które zadba o poprawność i rzetelność wystawianych dokumentów – zapraszamy do kontaktu z zespołem EDF TAX.